የመዝገብ አያያዝና አስተዳደር ዳይሬክቶሬት ተግባር እና ኃላፊነት


የተቋሙ መዛግብትና ሠነዶች ያላቸውን ፋይዳ የሚያስጠብቅና ስራዉን በሚመጥን መልኩ አገልግሎት መስጠት የሚያስችል ዘመናዊ የመዝገብ አያያዝና አስተዳደር ስርዓት ለመዘርጋት እንዲቻል የመዝገብ አያያዝና አስተዳደር ዳይሬክቶሬት እራሱን ችሎ በአስተዳደር ጉዳዮች ዘርፍ ስር እንዲደራጅ ተደርጓል፣ ዳይሬክቶሬቱ በስሩ የመዛግብት ምዝገባና ጥበቃ ቡድን እና የፋይል እንቅስቃሴ ክትትልና ቁጥጥር ቡድን ይዞ እንዲደራጅ የተደረገ ሲሆን የሚከተሉት ዋና ዋና ተግባራት ይኖሩታል:-


1. በተቋሙ ዘመናዊ የመዝገብ አያያዝና አስተዳደር ስርአት እንዲቀረፅ ያደርጋል

2. የተቋሙን መዛግብቶች ለሥራ አመች በሆነ መንገድ በሃርድና በሶፍት ኮፒ በመያዝ በስርዓት እንዲደራጁ ያደረጋል፡፡

3. ሚስጥራዊ ሪከርዶችና ሰነዶች የመለያ ኮድ እንዲዘጋጅላቸውና ተገቢውን የአያያዝ ጥንቃቄና ጥበቃ እንዲያገኙ ያደርጋል፣

4. የወጪ እና ገቢ ሰነዶች እና መዛግብት ህጋዊ እና የተሟላ (ማህተም፣ ቀን፣ ቁጥርና አባሪ መኖሩን) ያረጋግጣል ሚስጥራዊነት በመጠበቅ ለሚመለከተው አካል እንዲደርስ ያደርጋል፤

5. በዘርፎችና በቅርንጫፍ /ቤቶች ዉስጥ የሚገኙ መዛግብት በዘመናዊ መልኩ የሚደራጁበትን ስርዐት ይቀርፃል፣ ድጋፍ ያደርጋል፣

6. ዉሳኔ ያገኙ መዛግብቶችን (Dead Files) የሚደራጁበትና ተጠብቀዉ የሚያዙበት ስርአት ይቀርፃል፣ ተሰባስበዉ እንዲቀመጡና እንዲጠበቁ ያደርጋል፣

7. ከተለያዩ የሥራ ዘርፎች ወይም ባለጉዳዮች የመረጃ /ማህደር ጥያቄዎች አግባብ ባለው አካል መጠየቁን በማረጋገጥ አስፈርሞ ይሰጣል፣ መረጃው ወይም ማህደሩ ሲመለስ የተሟላ መሆኑን አረጋግጦ ፈርሞ ይረከባል፡፡

8. በጊዜ ገደባቸው ያልተመለሱ በውሰት የተወሰዱ መረጃዎችን ወይም ማህደሮችን ይለያል፣ እንዲመለሱ ያደርጋል፣

9. ከፍተኛ ጥንቃቄ የሚፈልጉ ሰነዶች፣ ፋይሎች፣ ማስረጃዎች፣ የጥናትና ምርምር ውጤቶች፣ የግለሰብ ማህደሮች፣ መዋቅሮችና አደረጃጀቶች በጥንቃቄ ይይዛል፡፡

10.ተንቀሳቃሽ፣ የማይንቀሳቀሱና የሚወገዱ እንዲሁም ወደ አርካይቭ ሪከርድ አስተዳደር የሚዛወሩ መረጃዎችን ለይቶ በሪከርድ ቅፅ ላይ ይመዘግባል፣ የሚወገዱትን ለሚመለከተዉ አካል ያስተላልፋል፤

11.የመዛግብት አያያዝና አደረጃጀት በተመለከተ ያሉ ችግሮችን አጥንቶ የማሻሻያ ሃሳብ ያቀርባል፣ ሲፈቀድም ተግባራዊ ያደርጋል፤

12.የተቋሙንና የዘርፉን ዕቅድ መነሻ በማድረግ የስራ ክፍሉን ተግባራት ያቅዳል፣ አፈፃጸማቸውን ይከታተላል ፣ድጋፍ ይሰጣል፤ 13.ለስራ ክፍሉ የሚያስፈልገውን ሰብአዊ እና ቁሳዊ ግብአት እንዲሟላ ያደርጋል፣ ስራ ላይ መዋሉን ይከታተላል፣

14.የስራ ክፍሉ ተግባራት የሚመሩበትን መመሪያዎች እንዲዘጋጁ ያደርጋል ፣ሲፀድቁም በአሰራሩ መሠረት መፈጸማቸውን ያረጋግጣል በየጊዜው እንዲሻሻሉ ሃሳብ ያቀርባል፤

15.በስራ ክፍሉ ያሉ ባለሙያዎችን የክህሎት ክፍተት ለይቶ አቅማቸው የሚገነባበትን ስልጠናና ትምህርት እንዲያገኙ ያደርጋል፤የስራ ክፍሉን ሰራተኞችን የስራ አፈፃፀም ይመዝናል፤

16.ከዘርፉ ኃላፊ ጋር በመመካከር ለስራ ክፍሉ ተልእኮ መሳካት አስተዋፅኦ ካላቸው ተቋማትና የሥራ ክፍሎች ጋር የሥራ ግንኙነቶችን ይፈጥራል፣ በቅንጅት ይሰራል፤

17.ከስራ ክፍሉ ተልእኮ ጋር የተያያዙ መረጃዎችን እና ምርጥ ተሞክሮዎችን ያደራጃል፣

18.ለስራ ክፍሉ የሚቀርቡ አቤቱታዎችን እና ቅሬታዎችን ተቀብሎ ያስተናግዳል ተገቢውን ምላሽ ይሰጣል፤

19.የስራ ክፍሉን የስራ አፈፃፀም ይከታተላል፣ ይገመግማል፣ ከቡዱኖች ሪፖርት ይቀበላል ግብረ መልስ ይሰጣል፣ የስራ አፈጻጸም ሪፖርት አዘጋጅቶ በወቅቱ ለሚመለከታቸው አካላት ያቀርባል፣

20.በስራ ክፍሉ ተልእኮ የባለድርሻ አካላት የሚሳተፉበት መድረክ ያዘጋጃል፣ያሳትፋል፣

21.የዳይሬክቶሬቱ ሠራተኞች በተቀመጡ እሴቶች መሠረት በስነምግባር እና በባለቤትነት ስሜት እንዲሰሩ እና ውጤታማ እንዲሆኑ የኮቺንግ (Coaching) ሥራ ያከናውናል፣ በስራ ክፍሉ ያሉትን ሰራተኞች በስነምግባር እንዲገነቡ ያደርጋል፣ ጥሰት ሲፈፀም ተጠያቂነት እንዲሰፍን ያደርጋል፤

22.በተጨማሪም ከዘርፉ ኃላፊ የሚሰጡ ተግበራትን ያከናውናል


 የኃላፊ ስም፡-   

 የቢሮ ስልክ ቁጥር፡-